L’acte authentique sur support électronique
Qu’est-ce qu’un acte électronique ?
A l’heure où le temps s’accélère, où l’informatique est omniprésent dans notre quotidien et nous apporte des solutions permettant d’améliorer le service rendu aux clients, le notariat a mis en place l’acte authentique électronique. Un acte dont les vertus d’authenticité (date certaine, force exécutoire et force probante ) sont préservées, mais un acte entièrement dématérialisé.
Qu’est-ce que cela change pour le client ?
Pour le client, la qualité juridique et le savoir-faire notarial sont toujours au rendez-vous. Rien ne change. Simplement le support est différent.
Le papier disparaît pour être remplacé par un fichier informatique comportant les mêmes garanties de sécurité, de conservation et de disponibilité. Les moyens techniques mis en œuvre par le notariat pour cela sont les plus sûrs, ce qui vaut à la signature électronique notariale d’être la première reconnue en Europe.
Mais concrètement comment cela va t’il se passer ?
1- Le notaire prépare, comme aujourd’hui, l’acte sur un logiciel de rédaction. Ensuite, il scanne l’ensemble des pièces annexes afin de les joindre électroniquement à l’acte. L’ensemble formera l’acte à régulariser.
2- Lors du rendez-vous de signature, le notaire présente au client l’acte sur écran. La lecture se fait directement sur cet écran et peut être suivie par l’ensemble des parties au contrat. Mais c’est au moment de la signature que les grands changements surviennent.
3- En effet, une fois toutes les modifications effectuées, le notaire valide le contenu de l’acte et des annexes. Cette validation se fait avec les outils informatiques de signature qui sont accessibles grâce à la clé « Real » du notaire (clé informatique cryptée contenant l’identification et la signature du notaire et qui ressemble à une clé USB), protégée par un code secret.
4- Cette validation effectuée, l’acte apparaît sur une tablette sur laquelle les signatures des différentes parties pourront être apposées grâce à un stylet électronique.
5- La date et le lieu de la signature sont alors validés et les clients signent directement sur la tablette l’acte et les annexes.
6- Une fois les différentes signatures recueillies, c’est au notaire de signer l’acte, au moyen là encore de sa clé Real protégée par son code secret.
7- Le client peut dès lors recevoir copie de cet acte par voie électronique.
Que se passe-t-il ensuite ?
La cérémonie de signature est alors terminée. Moins de 5 minutes ont suffi contre 20 à 30 minutes auparavant. Dès que la signature électronique du notaire est apposée, l’acte devient authentique. Il est alors envoyé automatiquement et instantanément sur les serveurs dédiés du notariat dans une sorte de coffre-fort électronique (le Minutier central), auquel seul le notaire signataire a accès. Il pourra ainsi, à partir de cet espace, récupérer à tout moment l’acte et ses annexes et en délivrer des copies. Depuis plusieurs mois, l’acte sur support électronique est devenu une réalité. Les notaires et leurs collaborateurs sont plus que jamais tournés vers le futur. Un futur au service de leurs clients.
(Source : La Lettre des Notaires de France – Conseil Supérieur du Notariat)